デジタル化委員会
第1回議事録
Ⅰ．日時
2025年7月15日（火）14:00～16:30
Ⅱ．場所
東京社会保険労務士会　会議室（第2会議室）
Ⅲ．出席者
会長佐藤美咲
副会長田中浩二郎
事務局長山本一
委員鈴木裕子
木村健太
渡辺真理
伊藤大輔
ITアドバイザー中村綾子（外部専門家）
Ⅳ．議題
A. 社労士会事務局業務のデジタル化について
1. 現状と課題の整理
（1）紙ベース業務の実態
現在、社労士会事務局では日々の業務の大半が紙ベースで行われており、その非効率性が長年に渡り指摘されてきました。たとえば、会員から提出される各種届出書類（登録変更、廃業届、復活届など）は全て紙で受領し、事務局でスキャン・PDF化した上で、Excelベースの台帳に手作業で転記されるという流れです。この作業には膨大な時間がかかるだけでなく、記入漏れや読み取りミスによる再確認の手間も生じています。

【社会保険労務士会_登録届テンプレート図】
また、会員台帳は年度ごとにフォルダーで管理されており、過去の情報を参照する際には物理的な書庫からファイルを取り出す必要があり、検索性に大きな課題があります。特に過去5年以上前の記録は別倉庫に移管されており、取り寄せに日数を要するケースも報告されています。
（2）職員ヒアリング結果
事務局内のヒアリングによると、「どこに何の書類があるか分からず探し回る」「同じような内容を複数のExcelに入力していて二重管理になっている」など、業務の属人化と重複管理に関する悩みが複数の職員から寄せられました。特に、新任職員が配属された際には業務マニュアルが存在せず、OJTによる口頭指導のみで実務を覚える必要があり、業務習得までに長い時間を要しています。結果として、対応にばらつきが出る、業務の質が安定しないといった弊害が生まれています。
（3）会員の声
事務局が実施した会員アンケート（回答数412件、回収率45.2％）によると、「届出手続きの電子化を希望する」が64.8％、「研修の申し込みやキャンセルをオンラインで行いたい」が59.3％という結果が出ました。中には「FAXを送るためにコンビニに行っている」「郵送費や時間がもったいない」といった声もあり、事務局業務のデジタル化は会員にとっても切実なニーズであることが明らかになりました。
2. デジタル化の方向性と手段
（1）基本方針
デジタル化の基本方針として、「ペーパーレスの徹底」「事務処理スピードの向上」「セキュリティ強化による安心の提供」の3点を柱とし、これらを段階的かつ持続可能な形で実現していくことが確認されました。また、単なるシステム導入にとどまらず、「業務そのものの再設計（BPR）」を行い、プロセスの見直しと合わせて進めることが重要であると位置づけられました。
（2）主な施策案
① 会員情報管理システム
現状のExcel管理を廃止し、クラウドベースの会員情報管理システムに刷新します。これにより、会員自身がマイページから住所変更や休会申請などを行えるようにし、事務局の確認作業に集中できる体制を整えます。
② グループウェア導入
Google WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアを導入し、職員間の情報共有、日程調整、資料管理を一元化します。これにより、紙やメールでのやり取りを最小限にし、会議準備や内部連絡の効率化を目指します。
③ 電子決裁と回覧フロー
これまで押印・紙配布で行っていた稟議や決裁について、専用ワークフローシステムを導入することで、決裁のスピードアップと記録の一元管理を実現します。
④ 研修受付のオンライン化
従来のFAX・郵送申込を廃止し、研修一覧・申込フォームをホームページ上に統合します。ZoomやTeamsを使ったオンライン研修の開催も増加傾向にあり、それに合わせた申込・出席管理・アンケート収集の自動化が求められています。
⑤ 文書管理のクラウド化と検索機能
事務局が所有する紙資料を段階的にスキャンし、OCRで文字情報を読み取った上でフォルダー分類します。検索機能により、ファイル名・作成日・文書内容での検索が可能となります。
⑥ 職員教育とマニュアル整備
全てのITシステムには操作マニュアルとFAQを整備し、職員研修時に活用します。理解度チェックや復習用動画も作成予定です。
（3）懸念と対応
高齢の会員に配慮し、当面は紙とデジタルの並行運用とします。また、全体導入に先立ち、特定の手続き（例：登録事項変更）に限定した試験運用を行い、現場の声を取り入れながら改善を重ねていく方針です。
（4）予算と外部支援
厚生労働省や総務省のIT導入補助金の活用を視野に、必要経費を精査しています。また、開発や運用にあたっては、都内中小IT企業との連携も選択肢とします。
3. 委員からの意見交換
鈴木委員：「新しいシステムの導入には抵抗感もあるが、研修やサポートが充実していれば安心して移行できる」
渡辺委員：「年配会員向けに、スマホで使える簡易版マイページがあればよい」
木村委員：「制度や規程の変更を伴う場合には、先行して理事会での説明が必要」
伊藤委員：「デジタル化によって、理事会資料の回覧も迅速になり、意思決定が早まる」
中村アドバイザー：「まず1つの業務に絞って成果を出すことで、他の業務にも波及させやすくなる」
B. 次回以降理事会日程について
日時：2025年8月18日（月）14:00～16:00
場所：東京社会保険労務士会 会議室（第2会議室）
予定議題：
会員情報管理システムのベンダー比較資料の検討
電子決裁導入に伴う内部規程の見直し
デジタル推進チームの体制案と役割分担について
高齢会員支援策に関する広報計画の策定
試験導入の進行管理と評価指標の設計

以上

